LA GESTIÓN DEL TIEMPO EN LAS ORGANIZACIONES. ¿UNA CUESTIÓN MUY DESCONOCIDA? por VICENTE GONZÁLEZ

Por mi colaboración con la Escuela de Negocios de la Cámara de Comercio, recientemente he tenido la oportunidad de reflexionar, bastante en  profundidad, sobre la Gestión del Tiempo en las Organizaciones: del tiempo de los equipos y del tiempo individual de las personas que los componen.  Entre estas reflexiones….

• La Gestión del Tiempo es uno de los principales pilares de la gente eficaz y de la gente con éxito.
• El que no es capaz de gestionar el Tiempo no es capaz de administrar Nada.
• Todos vivimos vidas muy sobrecargadas de trabajo y de compromisos, vivimos estresados y siempre pendientes del reloj… “NO TENGO TIEMPO”. Pero curiosamente, la gente más exitosa y más atareada es la más fácilmente accesible, se puede quedar con ellos y siempre tienen tiempo para sus hobbies y sus familias.

• Dos obviedades:
• El día tiene 24 horas y la semana 7 días. NO MÁS.
• El Tiempo es DINERO: ¿Cuánto vale mi tiempo? ¿Cuántas horas dedico a tareas “facturables”?

 

 

Pero… ¿Qué es el Tiempo?

Del latín tempus, la palabra tiempo se utiliza para nombrar  una magnitud de carácter físico que se emplea para realizar la medición de lo que dura algo que es susceptible de cambio. Cuando una cosa pasa de un estado a otro, y dicho cambio es advertido por un observador, ese periodo puede cuantificarse y medirse como tiempo.

Hablamos de ganarlo, perderlo o ahorrarlo, pero lo cierto es que ni siquiera puede atesorarse. El tiempo avanza de manera inexorable y no hay nada que podamos hacer para modificar su curso. Imposible lograr que se desarrolle más lento o más rápido, o pretender guardar un poco para el futuro.

Sus Cualidades

 

Podemos concluir que es el MAS IMPORTANTE de los recursos de que disponemos, pero a su vez es tremendamente paradójico, un recurso atípico, comparado con otros recursos que manejamos habitualmente: el tiempo caduca inexorablemente, no se puede ahorrar, acumular, almacenar, prestar, no se puede variar su dirección, su sentido, su cadencia; disponemos de Todo el tiempo del mundo. Podemos quejarnos de cómo lo usamos, pero nunca de no tenerlo.

¿Quién nos lo roba?

¿Cuáles son los ladrones de nuestro tiempo?

• El Desorden. Si destinamos unos pocos minutos cada día a archivar, nos evitaremos perder horas buscando un papel por la mesa. Cuesta, pero vale la pena. “Your Desktop is your Mind”.
• Las Reuniones full time. Hay que entrar en ellas con un orden del día y procurar ceñirse a él
• Visitas Inesperadas. Es necesario “educar” en este sentido.
• Papeleo y Lectura. Debemos redactar sólo lo imprescindible. La lectura, sólo para los documentos necesarios y haciéndola con cierta rapidez
• El teléfono. Mejor posponer una conversación. No es más eficaz si hablas más minutos
• Chat y similares.
• Comunicación ineficaz. Debemos comunicar con claridad y comprobar que la otra persona ha comprendido lo que intentamos transmitirle. De la misma forma, hay que escuchar con atención y preguntar si algo no nos queda claro. Efecto “modem”.
• ESCASA DISCIPLINA PERSONAL. Es uno de los peores ladrones de tiempo y uno de los más difíciles de corregir. No hay recetas mágicas. La única forma de cambiar es con voluntad.

 

Conclusiones

• La Gestión del Tiempo de las personas y de los equipos es imprescindible en las organizaciones: afecta directamente a la Cuenta de Resultados.
• En muchos casos se constata que, a nivel de dirección, pero también a nivel individual, las personas no somos conscientes del impacto que una gestión del tiempo inadecuada (o inexistente) produce en nuestra actividad diaria.
• Las herramientas tecnológicas son uno de los elementos que permiten llevar  la Gestión del Tiempo a un nivel superior.
• El esfuerzo de las Organizaciones en gestionar el tiempo de las personas y de los equipos, debe ir también, apoyado y sustentado en la Formación en esta área.

Finalmente me quedo con una cita de Mark Twain que creo que ilustra de forma fácil y directa la Gestión del Tiempo:

“EL SECRETO PARA AVANZAR ES COMENZAR. Y EL SECRETO PARA COMENZAR ES DIVIDIR LAS TAREAS ABRUMADORAMENTE GRANDES EN TAREAS PEQUEÑAS Y MANEJABLES Y ABORDAR LA PRIMERA…”

Mark Twain